meetings

「會議應該是互動的，不應是被動的；會議應該是有架構的，不應是散亂的。」

｜《成功的會議》作者韓克爾（Shri L. Henkel）

沒人喜歡開會，但開會卻是組織有效運作的關鍵要素。開會開得好不好，更是檢驗主管的領導能力，以及他的團隊工作能力及效率最直接的途徑。

開會最常出現的場面，不是鬧哄哄，就是靜悄悄。前者人多嘴雜議而不決，後者除了會議主持人滔滔不絕之外沒人發言，兩種情況都是沒有組織、沒有效率的開會，「開會開到死」的怨言自然出現，主管的威信也自然不斷受損。

討論如何開會的著作非常多，綜觀各家之言，把會開好有四大關鍵。

第1招 出席人選適當

一項會議能否開得有效果，首要關鍵因素就是與會者。

很多主管喜歡愈多人開會愈好，因此經常可以看到有些與會者百無聊賴，從頭到尾不發一語，既浪費資源，也有害組織效率。因此，慎選與會人選，是會議能否開得好的第一步。

1.與開會主題直接相關：部門內直接相關的人，才需要出席，避免不相干的人參加，徒然虛耗資源。若是跨部門會議，請別的部門主管指定出席者，後續開會由被指定者出席，但必須將開會通知及會議結論同時寄給被指定者。

2.控制開會人數：開會人數最好不要超過十人，否則會議很難有效率。若開會人數太多，必須分組、分子題討論。

3.事先指定會議記錄者：會議紀錄至關重要，但許多人往往忽略這一點。開會之前，必須先指定誰來做會議紀錄，詳實記錄會議的發言、決議、決議事項執行者及執行時間表等細節。

第2招 沒準備，別來開會

很多人兩手空空來開會，光是讓每個人進入狀況便耗掉許多時間。每個人都做足準備，發言討論才能夠切中問題，否則會議很容易陷入冗長無聊、浪費時間、難以達成結論。

1.事先說明會議的主題及目的：為避免離題及散亂，開會前必須寄發開會通知，清楚說明會議主題及目的，並指定報告人員。

2.事先將議程寄發給與會者：議程中除了討論事項之外，必須訂定報告時間、討論時間等細節，以利會議的推進。

3.備妥並閱讀報告資料：每一位與會者都必須準備好跟自己負責的部份相關的資料及報告，並至少在開會前一天寄給其他與會者；不報告的人也必須在進入會場前先閱讀完所有的報告和資料，並做好提問及發言的準備。每位與會者均做足準備，會議才能迅速進入有效討論及決議。

第3招 有議必有決

很多會議會而不議，議而不決，決而不行。這些問題，都出在議程管理不當及未釐清責任歸屬。

1.檢視上次決議進度：會議一開始，必須先檢視上次會議結果的執行進度，是否有發生問題或遇到困難？方向和時間表需不需要修正？然後才進行新事項議題的討論。

2.討論集中：進行報告時，為避免報告遭到打斷，疑問可提，發表意見則不宜。討論時，必須確保不離題。一旦離題，主管必須適時拉回主軸。與會人員意見衝突爭執不下時，主管必須懂得適度仲裁。必要時可動用表決解決爭議。

3.議必決、決必行：達到決議之後，指定負責及協辦人員，議定完成任務日期、進度檢查點(check points)及凍結點。檢查點目的在於進度回報及進度管理。凍結點指的是過了某個時間之後，該決議不得再做大幅度變動，以免造成混亂及延誤。

4.會議紀錄：會議紀錄必須包含會議名稱、與會人員、召開時間及地點、討論事項、發言，以及決議、負責執行人員、檢查點及凍結點。紀錄整理好之後， 開完會的當天、最遲隔天，就把會議紀錄傳給所有與會者。其目的有二：一、讓每個人再度確認會議結果，以免有的人因認知不同而產生誤解。二、白紙黑字記錄下 來，以利後續追蹤管理進度。

第4招 開會不拖拉

開會最忌不準時開始，不準時結束，兩者都會嚴重影響所有與會者的工作、增加公司成本，同時延誤相關人等後續時程。

1.準時開始、準時結束：明訂會議開始時間，遲到超過十分鐘不得進場，嚴格制行，讓開會準時變成部門習慣。

2.進程時間控管：事先寄發議程，開會時將議程寫在白板上，嚴格按照時間表開會，如果議題討論即將超時又尚未達成決議，主管必須動用表決或親自決 議。假如討論時發現該議題的確牽涉複雜，眼前沒有足夠資訊可供做出正確判斷，或不同部門需要再回去討論，則可暫時擱置，訂定下次開會時間之後，進入下一議 題討論。

把會開好 4大絕招

1.出席人選適當

2.沒準備，別來開會

3.有議必有決

4.開會不拖拉

慎選與會人選

1. 與開會主題直接相關。

2. 控制開會人數。

3. 事先指定會議記錄者。

沒準備，別來開會

1. 說明會議主題及目的。

2. 通知議程。

3. 備妥並閱讀報告。

有議必有決

1. 檢視上次決議進度。

2. 討論集中。

3. 議必決，決必行。

4. 會議紀錄。

開會不拖拉

1. 準時開始、準時結束。

2. 進程時間控管。