Replacing the board
The case for outsourcing company boards Aug 16th 2014 |
CORPORATE boards are among the most important institutions in capitalism. Their job is to police the relationship between shareholders who own companies and managers who run them. This means keeping an eye out for managerial incompetence and fraud. It also means standing back and offering strategic advice on hiring new managers or buying competitors.
Yet their record might politely be described as mixed. The first decade of the 21st century produced an embarrassment of dismal oversight, from the Enron and WorldCom scandals of 2001-02 to the financial crisis of 2007-08. “I actually don’t think risk management failed,” said Larry Fink, the boss of BlackRock, an investment firm. “I think corporate governance failed, because…the boards didn’t ask the right questions.”
Problems have been widespread and deep-rooted. Chief executives have packed boards with cronies: Michael Eisner’s board at Disney once included the former headmistress of his children’s school and the man who designed his house. They have sidelined critics: when a member of the Bank of America’s board criticised the CEO’s compensation in 2000 she was dropped.
The past decade has seen several attempts to bring boards up to date. In America the Sarbanes-Oxley act (2002) and the Dodd-Frank act (2010) forced companies to appoint more independent directors and disclose more information about compensation. Good-governance advocates have pressed companies not just to choose white men as directors, and to publish more data so shareholders can make better informed decisions. But big companies continue to make extraordinary appointments: in 2011 IAC, a media conglomerate chaired by Barry Diller, appointed Chelsea Clinton, then a 31-year-old graduate student, to its board. And some magic bullets have proved to be blanks. Everyone thinks independent directors make better board members but there is no academic evidence to prove it. When Lehman Brothers went bankrupt, eight of its ten directors were independents.
These reforms have left the basic problem untouched. Companies have almost always been admirably ruthless when it comes to reinventing themselves. They have experimented with every imaginable organisational form and have contracted out everything from manufacturing to strategy-making. Yet when it comes to boards they have been astonishingly conservative.
Boards are almost exactly as they were a hundred years ago: a collection of grey eminences who meet for a few days a year to offer their wisdom. They may now include a few women and minorities. There may be a few outsiders. But the fundamentals remain the same. Board members are part-timers with neither the knowledge nor the incentives to monitor companies effectively. And they are beholden to the people they are supposed to monitor. Boards are thus showcases for capitalism’s most serious problems: they are run by insiders at a time when capitalism needs to be more inclusive and are dominated by part-timers at a time when it needs to be more vigilant about avoiding future crises.
In the May edition of the Stanford Law Review Stephen Bainbridge of the University of California, Los Angeles, and Todd Henderson of the University of Chicago offer a proposal for fixing boards that goes beyond tinkering: replace individual directors with professional-services firms. Companies, they point out, would never buy legal services or management advice from people only willing to spare a few hours a month. Why do they put up with the same arrangement from board members? They argue for the creation of a new category of professional firms: BSPs or Board Service Providers. Companies would hire a company to provide it with “board services” in the same way that it hires law firms or management consultants. The BSP would not only supply the company with a full complement of board members. It would also furnish it with its collective expertise, from the ability to process huge quantities of information to specialist advice on things such as mergers.
Messrs Bainbridge and Henderson argue that this would require only a simple legal change but could revolutionise the stick-in-the-mud world of boards. It would replace today’s nod-and-a-wink arrangements with a market in which rival BSPs compete. It would create a new category of professional director. And it would allow BSPs to exploit economies of scale to recruit the best board members, introduce more rigorous training programmes and develop the best proprietary knowledge. Now, even the most diligent board member can only draw on his or her experience. BSPs would be able to draw on the expertise of hundreds. This would increase the chances that corporate incompetence will be corrected, corporate malfeasance found out and corporate self-dealing, in the form of inflated pay, countermanded.
Back to the drawing board
There are objections to the Bainbridge-Henderson plan. It might deny companies the insights of genuine outsiders—people with a record of producing industry-changing ideas. The very professionalism which will make BSPs better monitors of corporate performance might make them too conservative when advising on strategy. There could be conflicts of interest if, say, rival firms used the same BSP. But all professional-service firms (such as management consultants) have such problems—and ways of dealing with them. The idea might also deprive big shareholders of a chance to nominate board members. These problems could be overcome by creating a hybrid system in which the BSP filled a majority of board positions and a minority were reserved for others. Corporate boards have always been one of the weakest parts of the capitalist system—collections of cuckolds, in Ralph Nader’s phrase. Messrs Bainbridge and Henderson have come up with an intriguing idea for keeping companies from straying.
這篇出自我2010年的書:系統與變異: 淵博知識與理想設計法 (2010)
第二講:組織績效與系統優化... 39
組織為一系統;團隊一體與領導.... 40
系統與其目的.... 43
戴明的系統觀.... 46
戴明談產官學目的.... 52
生產系統與SIPOC.. 54
統計管制狀態與Juran原理互通.... 55
限制理論(TOC) 56
目的說明書.... 57
目標管理制與考績制的澄清.... 62
顧客:生產系統最重要的一環.... 66
消費者研究與調查.... 73
PDCA循環.... 77
談公司 (組織) 治理:董事會.... 80 說一些董事會的故事... 86 董事會的運作:
Peter Drucker the legendary management guru once commented that the only thing that boards have in common is that they don't function.
2010年曾給沈金標和東海管理學院院長一讀。
談公司 (組織) 治理:董事會
「……繼任者繼續出版社創始人提出的編輯方針,即,『 尋找富有才華的新人。許多作品的出版,並不一定會成功, 在這種情況下,出版社的職責, 就是創造知識和累積高質量的文學作品, 而不是靠短期商業上成功來獲取利益,這是沒有前途的。 這就得要求股東們有更大的耐心……。』……考慮到託付給他的任務 ,只能在這條道路上完成,克洛德請求同事們的支持。 理事會一致同意。……」[1]
「談使命書之檢討和善用。大部分的組織都會忘記來檢討其『使命』 之落實情況,其實,這正是『稽核』之好處 (Companies can benefit by auditing how closely they fulfill the
aims of their mission statement. ...)。這種檢討,正是董事會的四大職能之一。
(a board's four main functions - auditing, supervising,
coaching and steering)」(鍾漢清2007年講義)
緣起:
談論「董事會」可能碰到許多的問題,譬如說, 要將營利與非營利的組織一起講,性質可能相差非常大, 大家爭吵是否可以將公司管理的方式應用在諸如學校等單位, 譬如說,李歐梵先生的美國與香港大學經驗談:「過度管理—香港大 學的危機」[2];而且, 世界各國的營利與非營利的組織方式和其中的人物, 真是五花八門的,簡直無法作出稍合理的類推,換句話說, 各組織之規模差異大,經營團隊的理念和性格等都很不一樣。
戴明博士有一名言:「品質肇始於董事會。」 董事會由於有獨立董事之做法,說不定可以發揮其「 來自系統外的智慧」,才能解決系統之問題。 我不知道戴明博士做過那些公司或大學的董事或理事, 也許都沒有過,不過,他捐產創立了 The W. Edwards Deming Institute。我曾經注意過它的理事會 (board of trustees)。它是怎麼構成的呢? 最大的限制因素是美國的法律,它通常要求理事們必須是美國籍 (譬如說,有房產)。
Deming學說可應用於理事會或董事會的地方真是非常多。 在西方公司,董事會如何考核C.E.O. (或大學校長等) 是其主要職責,而在這方面,Deming的學說很深入,「 不用考績也可以有高績效」[3]。有許多人說Deming是溝通 大師[4]。
我們可以思考一下:將淵博知識系統應用於董事會,會怎樣呢? 事實上,我的這一講的企圖心,正是想往這方向嘗試一番。
一般而言,我們提筆為文,或許是靈感或心情來了, 或許是要捕捉過去的精彩故事,也可能是自我學習過程的一種方式。 猶記得1981年時,我剛加入工業技術研究院 (ITRI) 的電子工業研究所
(ERSO,所長為胡定華博士)。當時, 電子所的主管舉辦過一次「ERSO的業務策略討論會」(由副所長 曹興誠先生企劃,地點在石門水庫某旅館)。會後, 我開始思考什麼叫「策略管理」。我當時想,要了解這, 讀書可能是最簡便的途徑,所以我到「政治大學的公企中心」 的圖書館借些書來研究。最後,我選擇擔任過G. E.策略副總Rothchild的著作Putting It All Together來翻譯,作為深入學習的參考(後來出版:《 前瞻策略思考法》)。同樣的,我翻譯《品質洞識力》(Quait ysense)來增進我對於品質保證這專業的了解。
在2010年初,我曾「考慮是否願意做為某大學的董事, 為其服務」,在這過程中,我決定將關於公司的董事會
(corporate boards) 和組織如大學的董事會或理事會 (board of trustees) 方面的資料讀一下。後來, 據說該校的董事長和校長都已趕緊將他們的人馬就位。
不過,我想起胡適之解釋過的:「…古人說的『功不唐捐』(『唐』 是古白話的『空』,『捐』是廢『棄』) (No effort is ever in vain.) 的意思,…」[5],認為這主題還不錯,可以作為「2010年紀 念戴明研討會∕講座」的一場演講。
一般人可能誤以為,要談論「策略」或「董事會」等議題, 可能自己要有些組織上的歷練,才可能談得好。其實不見得如此, 這主要是你要有比較宏觀的思考能力,因為正如我的「網路老師」H erbert A. Simon說的,在組織中,階層越高,工作越容易, 因為許多人會將你的想法落實。他自己爭取到卡耐基-梅濃大學(C MU)的常任執行董事。我認為,我的資歷,歷練,沒問題。 在商業方面,我當過台灣某些著名公司的「中高階主管」、顧問, 戴明顧問公司的「執行長」。在非商業方面, 當過中華民國品質管制學會的理事; 財團法人人文促進教育基金會的董事等。
我重溫一本1990年代影響我很深的《領導藝術》(Leader sp is an Art by Max
Depree,1987),決定一併討論領導這一議題。 先談一下這本書在教育界當董事的經驗:「大學的教師和職員, 就是一所大學的品質。」、「……最近 (透過評審小組) 進行評鑑。……報告中提到校長和教師間的信任非常高。…..校長 快退休了……委員會的報告建立做些結構上的調整……結構和信任沒 有一點關係。建立信任的是人。」[6]
「我們必須保留『部落』的價值觀(共同的理想、共同的想法、 共同的目標、尊重、正直、品質、擁護、關懷。) 部落的說故事者,即長老們,要細細檢討我們的價值系統, 根絕官僚,維繫個人。不斷地自新 (renewal) 讓我們有所準備,以應付企業不可避免的危機。」[7]
作者Max Depree畢業於一所基督教學院 Hope College。他畢業後,一直是該校的理事。 他父親成立的家族企業叫Herman Miller,以參與式管理和「一體盟約」之企業文化著名。在9 0年代初,他甚至從該理事會中挑戰他的接班人[8]。 新接任的執行長是外人
(空降部隊),所以他下定決心,親自與全美國約5600位同事都 一一面談過。
我想又起著名廣告業名人(或稱為現代廣告業之盟主:the pope of modern advertising) David Ogilvy的一則故事:
「…..當天在會議桌上,每個與會的董事面前都擺了個俄羅斯娃娃
(Russian Doll)。我對他們說,那個就是你,打開吧。……最後, 當他們打開最後面的迷你娃娃時,看到了我提了字的小紙條。
David Ogilvy提過蒙哥馬利元帥的雋永說法:「 領導人必須是深具感染力的樂觀者, 他面臨困難時具有堅忍不拔的決心。他面臨後果不確定時, 甚至還能有十足的信心。」
有的組織,並不需要「理∕董事會」這種形式, 可它還能長期影響後代之方向,而這要有傑出的主管。 最顯著的例子就是美國的建國元勳群英 (founding fathers) ,他們訂定《美國憲法》而為後世敬仰。此外,我們知道, 有些歐美的著名大學或公司的歷史至少數百年。 它們顯然有其經營管理之道;公立的學術單位,多採取「評議(委員 )會」的方式,如中央研究院的;私校多採取董事會組織法。[ 12]
在台灣的情形可能是:董事的資歷, 或許是集團公司負責人在訓練其子女(譬如說遠東的徐旭東先生將子 女分派去集團公司的董事);或掌握實權
(台塑集團的經營七人小組等做法)。其實,公司的董事,可以是「 創造公司的優良傳統之智者」,可提供許多「機會教育」。譬如說, 上文提過的Max Depree的另一本書中說,他公司董事Bill Caudill在登上公司飛機時,突然以友善的態度, 要求看看駕駛員的執照……駕駛員說:「 第一次有人要檢查我的駕駛執照。……這件事使我難以忘懷, 它使我了解我的工作是十分重要的。」[13] 話雖如此,以美國為例,法規的力量是相當大的。
譬如說,1978年6月, 紐約證券交易管理會要求上市公司的董事會必須有「公司外部」 董事成立監查委員會。換句話說,它改變19世紀以降的想法, 即不再將董事會看成是經營管理之機構 (managing
organ),而是監查的機構。而董事會的第一要務, 乃是找有本事的執行長來經營其企業或組織,並訂定其考核的辦法, 譬如說,採用「投資報酬率、投資
(範圍、機會)、人事、革新、計畫等明確的項目」。有趣的是,1 976年R. B. Mather英譯《世說新語》時,就將「監、令」翻譯成” director and president”(參考「馬譯《世說新語》商兌」,周一良《 魏晉南北朝史論集》北京:北京大學出版社,2010,頁476。 )137
現在或許可以稍微討論「董事會」這一重要的組織。 先從說故事來學習。
說一些董事會的故事
我「認識過」兩位中國鋼鐵公司 (中鋼公司) 的官股代表董事 (70s和90s)。在雷將軍的回憶錄中, 將該公司早期創業的奮鬥情況寫下,一如我在2008年這樣說:
「我聽過一場改變志向,決心走向工業界的演講, 是他請趙鐵頭來講中鋼創辦史的感人故事……這是我的一次難忘體驗 :2008年我用寫高先生的文章部分來敬悼
趙耀東先生:
「我很少聽演講。這輩子印象最深刻的演講是:我1970年代初, 上高禩瑾先生的「工業管理學」課程,他講的, 都是很正統的美國企業管理知識。實務方面, 高先生會請他的舊部屬來演講,如中鋼公司負責人趙耀東先生
(他後來當過經濟部長) 的故事,最感人。[14]
當然,最重要的是「趙鐵頭」 親身說法中道義和情感誠摯的動人力量。 他很有說大英雄故事的魅力,讓年青人嚮往萬分。」
台灣積體電路公司TSMC是第一家有雄心走上國際級的公司, 各位可以參考該公司網站中關於董事會的說明。讀台積電
(TSMC) 和杜邦 (DuPont) 公司的網頁,可以發現兩公司的董事會之對比,它們在2010年都 是「董事長兼執行長的」,不過後者必須考量董事之「性別」和種族 (diversity)。
我們可以利用張忠謀董事長的說法, 來分析他如何看待公司的董事會。值得強調的是, 關於董事會的紀律要求:要求每例會必參與; 董事會只一人請過病假。
「理:期待董事對台積電的未來獻策
法:公司治理:美國法規「沙賓法案」等的要求; 大股東飛利浦主動讓出一席董事 (實際上可能是Philips公司決定完全撤出半導體等產業, 必須有計畫的出脫其持股和代表,不過他們是真君子)
美國故國防部長Caspar Weinberg(1917-2006)退休之後, 極力爭取當哈佛大學的董事。幾經周旋, 董事會說這不是個掛名的榮譽職, 你有時間全程參加每兩周召開的會議嗎?他答應並做到了。[16] 我們介紹創立於1913年的約翰‧ 洛克菲勒基金會的董事會與會長的組織分工方式:「基金會由一個2 1人組成的董事會負責,3年改選一次,董事會再任命領導班子: 會長、副會長、各部門主任等等。董事會成員多為社會名流,……名 副其實的社會公益機構。會長任期無限。我覺得真正有職有權, 對決策起決定性影響的是會長。 我重點翻閱基金會創立幾十年來會長向董事會作的年度工作報告, 對其中表現的思想性、目的性和對人類的憂患意識,印象深刻。…. 」(資中筠著「洛克菲勒基金會」,載《學海案邊》瀋陽: 遼寧教育出版社,1995,頁104-15。)
我從讀書中知道某些比較難忘的董事之故事。譬如說,我們從Her bert Simon的回憶錄可知,他界定大學為一重要的社會系統。 他不去競選CMU大學的校長,主要是他自知無法如校長般, 與工商界密切的關係;他是喜歡自由的人,捨不得做研究的樂趣, 因為如果身為管理職時,主要的任務是讓別人去發揮、合作, 反而無法享受追求自己重事研究時之「發現之樂趣」。所以,他「 自薦」為CMU的董事。我曾與他討論「網路大學, 相對於既存的強勢大學 (stronger
universities)」的問題, 他認為後者的資源相當豐富,重要的是彼此要合作。
李歐梵先生經驗談:「一切以程序和功效為準則, 以為有力的管理就可以提升教育的水平,真是大錯特錯!」、「 我認為教育和文化一樣, 政府只能滋養卻不宜也不應該制定嚴謹的政策;除此之外, 更應該鼓勵各大學自立自主,建立不同的學風,做良性的競爭, 優勝劣敗,學術上自有公論。」[17]這些,幾乎就是《 轉危為安》中所說的各種病態管理之一例。
Bill
Scherkenbach先生當過紐約哥倫比亞大學的教育諮詢。 在2008年他主持的講座中,我聽過他講過兩次的諮詢故事。 一次是課程的整合問題,譬如說某會計課程牽涉到「倫理或操守」 的問題時,就應該請哲學等系之專家馬上來現場合作教學, 而不用學生在以後選修課上再專門討論。 另外一次是關於品質管理之課程,是否應該應用於提升本身之品管, 通常教這課程的,都認為這是給學生享用的,事不關己。[18]我 也記得有幾次聽到品質學會的會議中, 與會者對於會議規劃之品質的非議…….
以美國Stanford大學為個案之歷史定量定性分析, 隨機選樣:「1962年的校長關於教師任期制的聲明,與1910 年教師大會的解決措施的措辭一致。……1971年的解雇事件是在 漫長的聽證會以及聽取由選舉產生的教師評議董事會的建議之後作出 。」(頁43);「學生行為管理中的插曲」一節中說明從創校的「 基本標準」(fundamental standards):「Stanford的學生被期望……」, 到榮譽制 (honor system),到「校園騷亂政策」(Policy on Campus Disturbance) 的發展 (頁42-4)。大學三令五申地說明: 教師的考核以學術研究和教學為主, 不考慮教師所參與的公益活動等。[19]
各大學的綜合介紹中,或許可以了解其發展方向與大概。 我選擇日本同志社大學(基督教大學)當參考[20]。這所「 進化型大學」強調「教育」與「研究」並重。董事會等都隸屬於「 經營管理和支援單位」,為服務單位。該書只以「校長」為名義, 在卷首說一短篇介紹。又,這所大學的Data Science科系的理念之設計,採用R.
Reich教授在The Work of Nations提出的分類法。抽象化(abstraction) ;系統的思考(systems thinking);實驗(experimentation); 共同作業
(joint work)。[21]
最近中國的大學規模迅速膨脹,每年有六百多萬畢業生, 而品質等問題日益嚴重。有些大學如北京大學、華東師範大學等, 多採取文庫方式來譯介關於大學的相關論述。
董事會的運作:PDCA
《第四代管理》有一案例,將改善循環(PDCA/PDSA) 應用在董事會上:
「查理為某服務公司的董事長兼總經理,也是三家子公司的理事。 多年來他總覺得人生猶如一漫長會議, 因為他每月要參加四次的董監事會議,還有一些其它委員會議。 當然,他也會定期與其幕僚、預算小組、營運幹部等等開會。 他對於無暇拜訪客戶、參觀公司現場、與員工聊天,深表遺憾。
有一次,他在董監事會上說出這些憾事,沒想到許多人也有同感。 大家對於周而復始、永無止境似的決策會議與複議,都深感挫折, 一致決議必須想點辦法。
如果你是董監事成員,你要從那兒開始改革呢? 只是取消一些例行會議嗎?你怎麼知道這些會議對公司有多重要? 查理及其他董事們決定運用他們正在學的,即善用思考邏輯與數據, 來解決這一問題。
他們第一步是設定清楚之目的: 提昇董監事會議運作及決策的效率和效益。 下一步是了解問題確實有多大。 所以每個人都把過去六個月的記事簿拿來, 算算個人在董事會議上花多少時間。數據顯示,單是總經理在過去3 1週內,就花190小時在董事及相關會議上,約佔他全部時間13 %。總經理與其他董事也協力做出最近的重大決策的流程圖。結果, 簡直可以說是有點「脫線」。 從某委員會轉到另一委員會的迷宮式流程,會使人神志不清。 尤有進者,許多母公司董事的決策難題, 也正是子公司董事會要解決的。由上可知,可以改善的空間不小。
進一步研究後,使得查理及其董事看出,重點在財務問題上, 它是公司主要的複雜紛爭與浪費的源頭。 董事們可以從中確認出浪費所在
(那些委員會針對那一議題討論多久等)。他們如此檢討後, 可以更清楚地界定每個委員會的性質
(例如說,策略性的或是營運性的?) 進而可以改組 (例如把幾個委員會合併)。經過如此整頓, 查理及其他董事就可以節省一半與董事會相關的開會時間, 而最重大的收獲則是:決策流程更快速、平順。
上述這些董事的做法,不只是運用數據達成改善的目標, 更確切而言,是在運用我們馬上會詳細介紹的七步方法之架構。 由於運用此架構,董事們確認出, 董事會中事情複雜而又浪費時間的主要原因,換句話說, 此架構可以協助找出問題的焦點,並發展出特定的對策。 這就導到改善的第三原則:善用改善架構,會使人更可能問對問題, 找出正確的關聯及各種問題的深層原因。
七步方法
下圖為七步方法的大要,其中每一步都有各自清楚的宗旨, 以及一組達成該宗旨所訂的目標之問題。
下面為查理及其董事運用該七步方法的實例簡介
(他們首次使用七步方法,固然有點不純熟, 但是大體依該架構來做。):
步驟一:目標。根本性問題是:「我們想達到什麼?」 董事們在回答此問題後,會使改善努力可以集中於特定目標,即為「 削除決策冗餘重複,以提昇董事會效益」。
步驟二:現狀。此步驟要董事們回答下述問題:「 我們一向在做些什麼?有何成果?」 這意謂著對董事會的歷史及現況,要有更深入的了解, 包括每一董事所要應付的難題。他們也合力畫出一些決策流程圖, 這使他們看出,財務問題最為複雜而又耗時。
步驟三:原因分析。董事們調查、研究那些因素造成現狀, 即由財務問題引發的討論、對策,為何如此複雜呢? 他們發現部份的原因,係由各委員的利益重疊、交相征利所致。
步驟四:解決對策。董事們討論各種解決對策, 可以照應公司及分支企業的需求, 而新的任務編組並能兼顧各董事的能力及與趣。為了小規模試行對策
(此為PDCA的重點),他們創造出可行的方案流程, 並且針對典型的決策,逐一逐步試行。 他們也列舉每方案的優缺得失,然後選出最好的方案,付諸執行。
步驟五:成果。董事們繼續追蹤花在董事會議題的時間 (已減少1/3) 及組織內的決策流程。
步驟六:標準化。董事會依新的任務編組及決策流程行事。 二個月後複查成效,找出幾個小而有用的改變。 他們排定以後每季再檢討、更新一次。
步驟七:未來計畫。總經理與各董事了解到, 他們在收集資料上可以做得更嚴密。他們也確認出,某些其它問題, 可以用類似方式來解決。
七步方法背後的邏輯,是我過去數十年, 來在世界各大公司的顧問經驗的結晶。如果你仔細看它的結構, 你會發現它與PDCA (我比較喜歡用CAP-Do) 關係密切。前幾個步驟提供如何「查核、檢討」的一些建議問題, 而其餘步驟與計畫之知識及發展對策、行動等有所關聯。 針對我們的改善需求,我們可以修改此等問題來發展出特定的計畫, 而避免落入常見的各種陷阱中。」(pp.269-74)
董事會;目的、功能、組織、酬勞、審查
最簡單的文獻之探討:1978-80年,由於法規之刺激, 有些名家撰文,譬如說,Peter Drucker的見解很值得參考:「董事會的工作及職責」、「 一個健全的董事會」[23]。Warren
Bennis在《科技評論》 (Technology
Review) 發表兩篇文章:談「公司董事會的危機和其藥方」[24]。在19 90年代,《哈佛商業評論》月刊的文集《公司治理》(1992- 2000)[25]。「治理」,即引導與調整, 為全體利害關係人樹立共同的理想和指引。在21世紀,可參考「 張忠謀:我花兩個月讓菲奧莉娜點頭」[26]。 這篇的資訊含量相當大,詳後文。
「董事會有兩項基本功能,一是與環境的連結,另一是管理功能。」 [27]「董事會」這類的組織,通常不多干涉日常的營運, 它的主旨,多偏向組織的策略方向之決定;審計∕ 稽核組織的財務等領域,以避免危機的發生;最高經營者 (執行長) 的遴選;宣佈發放股利或參加股東大會或法人說明會等等。
組織的各種委員會或幹部會議或稱為”boards” --它們有多重意思,譬如說,R.
Ackoff 的「民主式」組織之設計思想是指:「 循環組織中的各級會議,稱為boards (每層級的主管有自己的board, 他還必須參與其上級和下級的所有boards 。如此,可以將會議中與其他『單位』的互動情況加以考慮。每一b oard每月開會2次,每次以2小時為限。」(參考第四講中的著 作介紹。)
認為組織設立各種政策諮詢委員會或董事會等,其功能是類似這種b oard的。[28]。
談些董事會的酬勞問題。「據我們的觀察, 這些董事會成員似乎對公司的未來漠不關心。……可能缺乏激勵。… …酬勞董事會的方式有現金、獎金、津貼、地位。……如果問你:『 你加入董事會的目的是什麼?』那最好的答案是:『 我要股票作為酬勞,因為我認為這是家好公司。公司在做正確的事, 將會為我掙許多錢。我會自己將錢捐贈給大學。』」[29]
總經理/執行長的網絡,包括「金融資源」、「顧客、 供應商和競爭者」、「政府、新聞媒介和公眾」、「直屬下級同事」 、「直屬下級的部屬同事」、「平行的同事」、「老闆或董事會,與 10-20人保持良好的關係……」。[30] 而事會牽涉到經營管理的「透明度」(transparency) 和公開
(openness),所以就執行長 (總經理或校長等) 的立場,起碼必須考慮「向董事會報告的方式與時機」(“How and
when do we tell the board of directors?”)。
舉例說,根據Robert
Townsend的名著Further Up the Organization:「董事會:後座的司機 (Directors,
Board of : the Back-seat Driver)」:
「一家成功的大公司就像恐龍。 可它比起試圖成長或碰到困難而必須有所轉變的中小型公司, 卻有一項決定的劣勢,即, 多數的大公司之董事會的作用已名存實亡,無法提出有見地的意見、 無法發揮作用。」該書還有一條:「董事會可以善用的考核項目、 藉此可決定C.E.O.的去留[31]」,這不只是幽默有趣, 還很值得令人深思。
表面上大權在握的董事們,多半是總裁或總經理的朋友, 所以容易淪為鞏固C.E.O.的地位之背書者。其實, 董事會要負責評估C.E.O.的表現--如果C.E.O.不知道 董事會會提議那些問題,那他∕她可能不太適任;舉行會議
(方式有:雙周會 (哈佛大學等),月會,季會,年會) ;研讀各種報告或舉行面談, 這些可以提供董事會打管理團隊的考績之標準,在相關時候, 可決定負責人去留。
理想的董事會會有這類型的:「千里眼」、「順風耳」或「 萬箭穿心不為懼」、「 懂得將報告的結果像花般從土中拔起來觀查其根源」、「長袖善舞、 樂善好施」者。他們最好由異業的高管退休者組成, 少請過份專業的律師、會計師、「銀行業」等等。
Motorola 公司設有董事之考核問卷:27題多重選擇題 (完全同意、同意、既不同意也不反對、不同意、堅決不同意) 和7題開放型問題。譬如說 (「考核董事會」),
1. 正確地介入有關C.E.O.的連任問題
2. 具有評估C.E.O. 的合理的程序
3. 為評估C.E.O. 搜集充分的資訊
4. 花費了必須的時間討論公司的前途問題
5. 提議公司轉變方向
6. 有全體董事會所認同的願景和任務說明書
7. 為處理公司的突發危機做好準備
8. 具備正確的組織結構和程序來評估公司的戰略和目標
9. 有效地深入解決主要的績效問題
另外一種方式是,管理學學者提出的新型董事會的任務, 譬如說操弄型
(managed):……董事門在月會所「審查」的財務報告等, 多不是能據以做決策的,而是已被「處理」過的。 他們的月會很少超過3小時;會中他們聽聽管理團隊的粗略報告, 雖不甚了了,卻故作姿態地發表一些建議 (它們被禮貌地列入會議紀錄,隨即棄之不顧),然後散會、 聚餐去。可是,在會議中或許會有些機敏而沉默的董事, 他們在盤算或擔心著他們的董事頭銜, 究竟要求他們必須履行那些義務和責任—有的往往會「追問」、「 問責」公司高官不捨,從而給公司帶來合作上的危機。 幸虧近來一般大公司的經營團隊,都知道利用兩種簡單戰術, 來化解這種危機、威脅:其一是,多安排經營團隊入董事會
(佔半數也不為過,反正外來的獨立董事還佔一半), 所以在董事會討論的,多與半數之董事的績效相關, 此時怎麼好意思沒禮貌地去「追問」,從而「自相殘殺」或搞派系、 分裂呢?另一種「溫柔謀殺董事會之戰術」是,會前先讓大家『 酒醉飯飽』,這樣大家容易在酣醉或鼾聲或附議之、或通過之。
董事會是第一講所說的All
One Team之一示範團隊。 但是為什麼有許多公司的董事會內之派系鬥爭嚴重呢? 這很值得我們深思。
Gregory Bateson 給為加州大學的董事的信。Bateson (簡稱GB,1904-80) 是控制學 (cybernetics)
的先軀,更將系統與通信
(溝通) 的理論引進各種社會科學和自然科學。所以在《 文化社會人類學的關鍵概念》中就有七、八頁介紹他的哲學; 或可參考他的第一部成名之作[33] 。他的影響力遍及「學習、家庭學、生態系統」等領域。譬如說,P aul
Watzlawick和Bradford Keeney等人談種種改變,如人生、 家庭和婚姻系統中的理論基礎[34]。
Bateson是60-70年代的美國青年之智者,所以加州州長 Brown在1978年特任他為加州大學的董事∕理事, 希望他給整體大學體系帶來一番根本的改革,據Newsweek說 :「這位Gregory Bateson聰慧無比、脾氣不太好, 他對於該州大學生活各層面,包括學生的素質、 校董的能力是否勝任等等,都肆無忌憚地針砭….」
他希望大學校長不要只關心財務細節等瑣碎事, 而應該注意重要的教育問題。他對教育界的師-生之間的play本 質很重視…..,他給大學理事會的一封信, 說明當代的教育教育根本脫節了:Time Is
Out of Joint(典出莎士比亞《哈姆雷特》)。該文的結論說:
「因此我們回到原出發處 –對於那地方有更寬廣的觀照。該地方是所大學而我們身居董事會。 那更寬廣的觀照就是關於觀點的觀點,而所提的問題是: 身為董事會成員,我們是否促進學生們、 教員們和會議周旁的我們具備更寬廣的視野, 從而將我們的系統能既嚴謹而富想像力,兩者和諧並濟。
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